Quatro maneiras de iniciar e terminar seus emails corporativos em inglês

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Existem quatro maneiras de começar e terminar emails corporativos, dependendo da frequência com que você conversa com a outra parte via email, da natureza da correspondência e da área na qual você atua.

Veja as diferenças que podem ajudar você a encontrar o equilíbrio entre se mostrar um profissional sério e alguém com quem é fácil discutir projetos e afins.

Vamos começar com uma colinha básica:

Informal

Ao contrário do que muitas pessoas que estudam inglês pensam, a maior parte da correspondência corporativa - especialmente em empresas multiculturais - é informal. Se você conhece a pessoa, se vocês estão trabalhando no mesmo projeto, se vocês touch base (estão em contato) frequentemente, na maior parte das situações, você pode sim, ser informal. Aliás, é até bom que seja, principalmente se cada colega seu vem de um país diferente, pois excesso de formalidade muitas vezes pode fazer você ser percebido como distante e fechado para discussões. Assim, a menos em casos, é claro, que a outra parte seja excessivamente formal, as pessoas tendem a se ater menos a formalismos quando estão em contato frequente. Assim, se você conversa sempre com alguém, é bem provável que você soe mais aberto se você começa emails frequentes com um "Hi," ou "Hi George,", do que alguém que sempre inicia todos os emails com "Dear ...".

PS: Não chame seus colegas de trabalho de Handsome (foi uma brincadeira!) O mesmo conselho vai para chamar colegas de "girls", "boys", "friends" e em vários casos "guys". Prefira termos como member of our team, colleague, co-worker.

Semi- formal

Ser semi-formal num primeiro contato com o cliente é sempre uma boa estratégia para pessoas que trabalham para indústrias mais informais (como por exemplo, tecnologia, vendas online, aulas particulares), mas pode não ser a melhor opção para negócios mais formais (por exemplo, bancos, hotéis, direito). E um detalhe importante: se você optar pela semi-formalidade, termine com "Best regards", "Best," ou "Regards".

TIP: Se você não se importa com formalidades, observe como a outra pessoa trata você e faça igual. Com clientes novos, não seja informal

Formal quando você tem o nome da pessoa

Normalmente, em indústrias mais formais e quando em contato com pessoas com as quais não nos comunicamos frequentemente (especialmente clientes), acabamos sendo mais formais. Para causar essa impressão, podemos começar com:

 Dear + nome e sobrenome (Dear George Clooney).

Se quisermos ser um ainda pouco mais formais também podemos fazer assim:  

Mr./Ms. + nome e sobrenome (Dear Mr. George Clooney)

Ou ainda:

Mr./Ms. + sobrenome (Mr. Clooney).

Se você começar um email assim, você deve terminar com "Yours sincerely," ou "Sincerely," e escrever seu nome e sobrenome no final.

Detalhe importante: as três formas estão corretas. Entretanto, esse nível de formalismo pode fazer você parecer distante e pouco aberto para discutir ideias com colegas especialmente, o contrário do que normalmente queremos em negócios, especialmente novos negócios. Assim, convém procurar saber um pouco sobre a pessoa antes do primeiro contato, e sempre observar como o outro se comporta durante uma reunião por exemplo.

TIP: As formas Miss e Mrs. só são usadas em contextos onde você teve a liberdade/necessidade de perguntar à mulher se ela é casada (como num formulário de banco, por exemplo) e ela expressamente escolheu declarar que sim (Mrs.) ou não (Miss). Se você não souber se ela é casada ou não, use Ms..

Formal quando você não tem o nome da pessoa

Às vezes quando mandamos email a um departamento ou à pessoa encarregada de desempenhar uma função, não necessariamente temos o nome de quem receberá nosso email. Em casos assim, você pode começar seu email com "Dear sir/ma'am," ou até mesmo com Dear + cargo (por exemplo, 

"Dear Recruiter,".

Se você começar assim, termine com "Yours faithfully,".

Tip: se quem for receber seu email for uma empresa da a qual você contratou um serviço ou adquiriu um bem, a opção de usar esse nível de formalismo é inteiramente sua. 

Segue um resumo de uma de minhas aulas:

“Bons emails!”

— Teacher

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